วันอาทิตย์ที่ 30 มิถุนายน พ.ศ. 2556

การบริหารเวลา Time management


“Wisdom will add years to your life. You are the one who will profit if you have wisdom, and if you reject it, you are the one who will suffer.” Proverbs 9:11-12

          สิ่งที่ควรจะง่ายแต่กลับกลายเป็นสิ่งยากของการเป็นผู้นำผู้บริหาร คือการที่ผู้นำผู้บริหาร มีคุณลักษณะต้องการเป็นผู้ที่มีความเป็นอิสระ (Independent Will) ความเป็นตัวของตัวเอง เพราะผู้นำผู้บริหารส่วนมากเป็นผู้มีความคิดความตระหนักรู้ของตนเอง (Self awareness) มีกระบวนทัศน์ของตนเอง (Personal paradigm) และมีศักดิ์ศรีของตนเอง (Personal integrity) ซึ่งสิ่งเหล่านี้เป็นคุณลักษณะที่สำคัญของผู้นำผู้บริหารในการผลักดันให้ตัวผู้นำผู้บริหารมีแรงขับเคลื่อนตนเองและผลักดันผู้อื่นในการนำองค์กรไปสู่เป้าหมาย เป็นคุณลักษณะที่ทำให้ผู้นำผู้บริหารเกิดพันธะทางใจ (Commitment) ในการทำสิ่งที่เป็นความคิด เป็นจินตนาการและเป็นวิสัยทัศน์ของตนเองให้ผู้อื่นยอมรับและทำให้เกิดผลเป็นความจริง
 
ความยากของเรื่องนี้อยู่ที่ความสามารถของผู้นำผู้บริหารในการควบคุมพลังความต้องการเป็นอิสระของตนเอง ต้องเข้าใจว่าเรื่องความเป็นผู้นำ (Leadership) เป็นเรื่องของหลักการคิด ปรัชญา ซึ่งอยู่คนละข้างกับคุณลักษณะความเป็นผู้มีประสิทธิภาพในการบริหารจัดการตัวเอง (Effective self-management) ของผู้นำผู้บริหารซึ่งเป็นเรื่องของหลักการทำ เนื่องจากความต้องการเป็นอิสระเป็นคุณสมบัติของผู้นำผู้บริหารที่ต้องการนำตนเองและนำผู้อื่น เป็นคุณลักษณะเชิงศิลปะ ซึ่งเป็นส่วนของสมองซีกขวา ส่วนการบริหารจัดการตนเองซึ่งเป็นการวิเคราะห์ วินิจฉัย จัดการ จัดลำดับ เป็นคุณลักษณะเชิงวิทยาศาสตร์ ซึ่งเป็นส่วนของสมองซีกซ้าย เหมือนดังที่ Stephen R. Covey กล่าวสรุปไว้ว่า “Manage from the left; lead from the right.” จัดการจากข้างซ้าย นำจากข้างขวา
 
C. Otto Scharmer เขียนในหนังสือชื่อ “Theory U” ว่า คนเราทุกคนมีจุดบอด (Blind Spot) ด้วยกันทั้งสิ้น ซึ่งจุดบอดนี้มักจะเกิดขึ้นในเวลาที่เรากำลังมีความสนใจ (Attention) และความตั้งใจ (Intention) ที่จะคิดหรือกระทำการสิ่งใดสิ่งหนึ่ง ในเวลานั้นเราจะพุ่งความสนใจลงไปที่จุดใดจุดหนึ่งที่เรากำลังคิดหรือกระทำมากเป็นพิเศษ ทำให้มีโอกาสเกิดจุดบอดขึ้นได้ เนื่องจากในความเป็นจริงยังมีมิติอื่นที่มองไม่เห็น (Invisible dimension) ที่เรามักจะมองข้ามหรือไม่ได้คิดถึงเลย จึงทำให้การคิดและกระทำของเราจำกัดอยู่ในมิติที่เราสนใจและตั้งใจในขณะนั้นเท่านั้น ซึ่งอาจจะเกิดเป็นปัญหาขึ้นมาได้ ถ้ามิติที่เรามองข้ามหรือไม่ได้คิดถึงเกิดเป็นประเด็นปัญหาขึ้นมา ตัวอย่างที่เกิดขึ้นในเวลานี้คือ เรื่องโครงการบริหารจัดการน้ำ ที่ผู้นำผู้บริหารโครงการมุ่งคิดมุ่งจัดการต้องการให้โครงการบริหารจัดการน้ำเดินหน้าอย่างรวดเร็วจนทำให้มองข้ามมิติทางสังคมบางประการ เมื่อมีผู้ที่อยู่ในมิติที่ผู้นำผู้บริหารมองไม่เห็นร้องต่อศาลปกครองจนมีคำสั่งศาลออกมาให้ดำเนินการจัดการสอบถามความคิดเห็นของประชาชนที่จะมีส่วนได้รับผลกระทบก่อน และต้องทำการศึกษาเรื่องสิ่งแวดล้อมที่อาจจะได้รับผลกระทบจากการบริหารจัดการน้ำ ทำให้โครงการนี้ต้องล่าช้ากว่าที่ได้กำหนดไว้อย่างแน่นอน
 
          มิติมุมมองของคนแตกต่างกัน เป็นผลมาจากการที่เรามีปฏิสัมพันธ์ (Interactions) และมีประสบการณ์ ทางสังคมที่แตกต่างกัน จึงทำให้คนมีมิติมุมมองทางสังคมแตกต่างกัน เปรียบเหมือนดั่งการมองภาพเขียนของศิลปินท่านหนึ่ง ซึ่งคนที่มองภาพเขียนของศิลปินท่านนี้ แต่ละคนอาจจะมีมิติในการมองภาพเขียนนี้ได้แตกต่างกันถึง 3 มุมมองคือ

1. มองภาพเขียนด้วยมิติให้ความสนใจที่ วัตถุ (Thing) ตัวภาพเขียน คือการให้ความสนใจมองวัตถุที่มาประกอบกันเป็นรูปภาพ เช่น เรื่อง สีที่ใช้ในการวาดภาพ แปรง พู่กัน และอุปกรณ์ที่ใช้ในการเขียนภาพ องค์ประกอบของภาพที่ทำให้ภาพมีความสวยงามน่าสนใจ เช่น กรอบรูป สถานที่ ตำแหน่งที่แขวนภาพ และแสงไฟที่ส่องภาพ                                                                                                                                                                                                                                  
2. มองภาพเขียนด้วยมิติให้ความสนใจที่ กระบวนการ (Process) ในการเขียนภาพ ว่าศิลปินใช้เทคนิคและวิธีการอย่างไรในการเขียนภาพ กระบวนการเขียนภาพเริ่มต้นอย่างไร และสิ้นสุดอย่างไร จนทำให้ภาพเสร็จสิ้นสมบูรณ์อย่างสวยงาม

3. มองภาพเขียนด้วยมิติให้ความสนใจที่ เหตุ (Source) หรือ แรงจูงใจ (Motivation) ของศิลปินก่อนการเขียนภาพ ว่าอะไรเป็นเหตุบันดาลใจให้ศิลปินวาดภาพนี้ขึ้นมา และศิลปินผู้เขียนภาพต้องการจะสื่ออะไรให้ผู้มองภาพ

          ความต้องการเป็นอิสระของผู้นำผู้บริหารทำให้บางครั้งผู้นำผู้บริหารเกิดจุดบอดในการมองปัญหาไม่ครบทุกมิติ ผู้นำผู้บริหารอาจจะมุ่งให้ความสนใจในมิติของวัตถุ มองปัจจัยนำเข้า มองต้นทุนทรัพยากรนำเข้า และมองผลที่ได้รับทางวัตถุที่จะได้รับตอบแทน หรือผู้นำผู้บริหารอาจจะสนใจมองมิติของกระบวนการ มองประสิทธิภาพของขั้นตอนต่างๆในกระบวนการว่ามีความถูกต้อง รวดเร็ว แม่นยำ มีคุณภาพ มีมาตรฐานหรือไม่ แต่อาจจะมองข้ามมิติของต้นเหตุและแรงบันดาลใจของการปฏิบัติการ เพราะผู้นำผู้บริหารมีความเป็นอิสรภาพในตัวเอง มีความเชื่อมั่นในตัวเอง ไม่อยากพึ่งพาความคิดและการช่วยเหลือจากคนอื่น จึงมีโอกาสเกิดจุดบอดขึ้นได้เสมอ
 
          การที่ผู้นำผู้บริหารมีความเป็นตัวเองสูง ทำให้ต้องคิดและตัดสินใจทำงานด้วยตัวเองค่อนข้างมาก เพราะผู้นำผู้บริหารมักไม่ค่อยสบอารมณ์เมื่อมอบหมายให้คนอื่นทำงาน แล้วบ่อยครั้งไม่ได้ดั่งใจ จึงทำให้ผู้นำผู้บริหารมีงานยุ่งมากๆในแต่ละวัน เพราะต้องทั้งตัดสินใจ กำกับการแสดง และแสดงเอง การบริหารเวลาจึงเป็นเรื่องสำคัญ และผู้นำผู้บริหารหลายคนมีปัญหาเรื่องการจัดการเวลาจนทำให้ประสิทธิภาพในการทำงานด้อยลง เพราะขาดการจัดการลำดับความสำคัญ (Priority management) ของกิจกรรมที่ต้องทำ เนื่องจากเทคโนโลยีการสื่อสารที่รวดเร็วในเวลานี้เป็นตัวเร่งบีบรัดให้ผู้นำผู้บริหารต้องตัดสินใจบริหารจัดการอย่างรวดเร็ว
 
          การจัดการเวลาอย่างมีประสิทธิภาพขึ้นอยู่กับปัจจัยสองประการคือ ความเร่งด่วน (Urgent) และความสำคัญ (Important) ของเรื่องที่เราต้องจัดการซึ่งเรามักไม่ได้แยกแยะความแตกต่างของความเร่งด่วนกับความสำคัญของงาน ส่วนมากคนจะสรุปเอาว่าเรื่องเร่งด่วนคือเรื่องสำคัญ และมองว่าเรื่องสำคัญคือเรื่องเร่งด่วน แต่ถ้าเราจะพิจารณาแยกแยะกิจกรรมที่เราต้องกระทำในแต่ละวันแล้ว เราอาจแยกความเร่งด่วนกับความสำคัญได้ดังนี้

·        Urgent and Important เรื่องเร่งด่วนและสำคัญ

·        Urgent but not important เรื่องเร่งด่วนแต่ไม่สำคัญ

·        Not urgent but important เรื่องไม่เร่งด่วนแต่สำคัญ

·        Not urgent and not important เรื่องไม่เร่งด่วนและไม่สำคัญ

ดูแล้วเรื่องความเร่งด่วนและความสำคัญไม่น่าจะเป็นปัญหาของผู้นำผู้บริหาร และไม่น่าจะเป็นเรื่องยากสำหรับผู้นำผู้บริหารในการจัดการเวลาแต่อย่างใด แต่เชื่อหรือไม่ว่าผู้นำผู้บริหารต้องเสียเวลาไปกับเรื่องไม่เร่งด่วนและไม่สำคัญในแต่ละวันค่อนข้างมาก จากการรับโทรศัพท์ที่เรียกเข้ามา จากการดู Message ดู Line รวมทั้งเวลาที่เราต้องเสียไปกับการทักทายพูดจากับผู้คนและเวลาที่เราต้องเสียไปกับการต้องฟังคนอื่นพูดในเรื่องที่ไม่เร่งด่วนและไม่สำคัญเลยทั้งในห้องประชุม และในห้องทำงาน

ถ้าผู้นำผู้บริหารต้องเสียเวลาไปในการจัดการเรื่องที่เร่งด่วนและสำคัญ (Urgent and important) อยู่ตลอดเวลา  แสดงว่าผู้นำผู้บริหารกำลังตกอยู่ในภาวะมีปัญหาและวิกฤติ (Problem and crisis) อยู่ตลอดเวลา เพราะเรื่องที่เร่งด่วนคือเรื่องที่กำลังจะถึงกำหนดเวลา (Deadline) ที่ต้องทำให้เสร็จแม้จะต้องใช้คนและทรัพยากรมากมายก็ต้องทำ เพราะต้องทำให้เสร็จตามกำหนด ซึ่งในสภาพเวลาที่ต้องทำงานแข่งกับเวลาเพื่อทำให้งานที่รับผิดชอบต้องเสร็จทันเวลาเช่นนั้นมักจะเกิดปัญหาซ้อนขึ้นมา และเรื่องที่ต้องทำในสถานการณ์ที่เป็นเรื่องสำคัญและเร่งด่วนเช่นนี้มีผลทำให้ผู้นำผู้บริหารเกิดความเครียด (Stress) เกิดความอ่อนล้า (Burnout) จากการที่ต้องเร่งทำงานให้เสร็จตามเวลา และบ่อยครั้งทำให้ผู้นำผู้บริหารเกิดความหงุดหงิดคุมอารมณ์ไม่อยู่

ผู้นำผู้บริหารต้องพยายามขจัดเวลาที่เสียไปกับเรื่องเร่งด่วนแต่ไม่สำคัญ (Urgent but not important) และเรื่องไม่เร่งด่วนและไม่สำคัญ (Not urgent and not important) เพราะเรื่องทั้งสองกรณีนี้ทำให้ผู้นำผู้บริหารเสียเวลาไปโดยไม่ควรจะเสีย ในหลายกรณีผู้นำผู้บริหารเสียเวลาไปกับเรื่องที่คนอื่นคิดว่าเร่งด่วนสำหรับผู้นำผู้บริหารแต่เรื่องที่เสนอมาให้ผู้นำผู้บริหารเสียเวลาพิจารณาเป็นเรื่องที่ไม่มีความสำคัญ และในบางกรณีผู้คนที่เกี่ยวข้องวิตกกังวลร้อนใจว่าเป็นเรื่องสำคัญต้องนำมาเป็นวาระเร่งด่วนให้ผู้นำผู้บริหารพิจารณา แต่ความจริงเป็นเรื่องสำคัญแต่ไม่ได้รีบด่วนที่ต้องนำมาพิจารณาในเวลานี้ ทำให้ผู้นำผู้บริหารเสียเวลาไปโดยไม่จำเป็น เข้าทำนอง “เรื่องทำไม่ได้ด่วน เรื่องด่วนไม่ได้ทำ”

ผู้นำผู้บริหารควรใช้เวลาในเรื่องสำคัญและไม่เร่งด่วน (Important but not urgent) มากที่สุด เพราะเป็นเรื่องที่ผู้นำผู้บริหารมีเวลาที่จะคิด วางแผน ป้องกันได้ เป็นเรื่องของการเตรียมตัว การเตรียมความพร้อม เป็นเรื่องของโอกาสที่ผู้นำผู้บริหารต้องฉกฉวยเมื่อเวลามาถึง เพราะเรื่องเหล่านี้คือเรื่องสำคัญที่สุดของการเป็นผู้นำผู้บริหาร และถ้าผู้นำผู้บริหารสามารถจัดการเรื่องสำคัญและไม่เร่งด่วนได้เป็นอย่างดีแล้ว เรื่องสำคัญและเร่งด่วน (Urgent and important) จะมีจำนวนลดน้อยลงเนื่องจากสามารถวางแผน เตรียมการ ป้องกันได้แล้ว ทำให้ผู้นำผู้บริหารสามารถควบคุมสถานการณ์ได้เกือบทั้งหมด เรื่องที่เร่งด่วนและสำคัญที่เกิดขึ้นจะเหลือเฉพาะแต่เรื่องที่เหนือความคาดหมาย เป็นเรื่องนอกเหนือการควบคุม เป็นเรื่องอุบัติเหตุฉุกเฉินจริงๆ

Bobby Unser กล่าวว่า “Success is where preparation and opportunity meet.” ความสำเร็จคือที่ๆการเตรียมตัวและโอกาสมาพบกัน ถ้าไม่มีการเตรียมตัวที่ดี แม้เมื่อเวลาโอกาสมาถึง ความสำเร็จก็ไม่อาจเกิดขึ้นได้ ในแต่ละวันที่ผู้นำผู้บริหารทำงาน ไม่แน่ใจเหมือนกันว่าได้มีการเตรียมตัวเตรียมงานกันเป็นอย่างดีหรือไม่ แต่ที่รู้แน่ๆผู้นำผู้บริหารหลายคนพลาดโอกาสที่สำคัญไปจากการที่ไม่ได้เตรียมตัวเตรียมงานที่ดี

นายพล Colin Powell กล่าวว่า “There are no secrets to success. It is the result of preparation, hard work, and learning from failure.”ไม่มีความลับในการไปสู่ความสำเร็จ มันเป็นผลจากการเตรียมตัว ทำงานหนัก และเรียนรู้จากความล้มเหลว ถ้าผู้นำผู้บริหารไม่เตรียมตัว ไม่ทำงานหนักในการพัฒนาความรู้ และการบริหารจัดการ ให้กับทีมงาน และไม่นำเอาประสบการณ์ความล้มเหลวที่เกิดขึ้นซ้ำซากมาถ่ายทอดเป็นบทเรียนในการปรับปรุงแก้ไขให้กับผู้ร่วมงาน ผู้นำผู้บริหารจะตกอยู่ในสภาพหนีไม่ออกจากความไม่มีประสิทธิภาพในการทำงานของผู้ร่วมงาน ผลความเสียหายตกกับผู้นำผู้บริหารแน่นอน

H. Jackson Brown, Jr. กล่าวว่า “The best preparation for tomorrow is doing your best today.” การเตรียมตัวที่ดีที่สุดสำหรับวันพรุ่งนี้คือการทำให้ดีที่สุดในวันนี้ ผู้นำผู้บริหารไม่สามารถผลัดวันประกันพรุ่งไปเรื่อยๆ เพราะงานที่ดีที่สุดของวันพรุ่งนี้เกิดจากการทำดีที่สุดในวันนี้ ถ้าผู้นำผู้บริหารสามารถบริหารจัดการเวลาได้ดี งานของผู้นำผู้บริหารที่ทำดีที่สุดในวันนี้คืองานสำคัญที่สุดซึ่งจะส่งผลให้งานที่จะมาถึงในวันต่อไป เพราะผู้นำผู้บริหารได้เตรียมสิ่งที่ดีที่สุดไว้พร้อมแล้วJ

ไม่มีความคิดเห็น:

แสดงความคิดเห็น