การบริหารเวลา Time management

“Wisdom will add years to your life. You are the one who will profit if you have wisdom, and if you reject it, you are the one who will suffer.” Proverbs 9:11-12

          สิ่งที่ควรจะง่ายแต่กลับกลายเป็นสิ่งยากของการเป็นผู้นำผู้บริหาร คือการที่ผู้นำผู้บริหาร มีคุณลักษณะต้องการเป็นผู้ที่มีความเป็นอิสระ (Independent Will) ความเป็นตัวของตัวเอง เพราะผู้นำผู้บริหารส่วนมากเป็นผู้มีความคิดความตระหนักรู้ของตนเอง (Self awareness) มีกระบวนทัศน์ของตนเอง (Personal paradigm) และมีศักดิ์ศรีของตนเอง (Personal integrity) ซึ่งสิ่งเหล่านี้เป็นคุณลักษณะที่สำคัญของผู้นำผู้บริหารในการผลักดันให้ตัวผู้นำผู้บริหารมีแรงขับเคลื่อนตนเองและผลักดันผู้อื่นในการนำองค์กรไปสู่เป้าหมาย เป็นคุณลักษณะที่ทำให้ผู้นำผู้บริหารเกิดพันธะทางใจ (Commitment) ในการทำสิ่งที่เป็นความคิด เป็นจินตนาการและเป็นวิสัยทัศน์ของตนเองให้ผู้อื่นยอมรับและทำให้เกิดผลเป็นความจริง

 

ความยากของเรื่องนี้อยู่ที่ความสามารถของผู้นำผู้บริหารในการควบคุมพลังความต้องการเป็นอิสระของตนเอง ต้องเข้าใจว่าเรื่องความเป็นผู้นำ (Leadership) เป็นเรื่องของหลักการคิด ปรัชญา ซึ่งอยู่คนละข้างกับคุณลักษณะความเป็นผู้มีประสิทธิภาพในการบริหารจัดการตัวเอง (Effective self-management) ของผู้นำผู้บริหารซึ่งเป็นเรื่องของหลักการทำ เนื่องจากความต้องการเป็นอิสระเป็นคุณสมบัติของผู้นำผู้บริหารที่ต้องการนำตนเองและนำผู้อื่น เป็นคุณลักษณะเชิงศิลปะ ซึ่งเป็นส่วนของสมองซีกขวา ส่วนการบริหารจัดการตนเองซึ่งเป็นการวิเคราะห์ วินิจฉัย จัดการ จัดลำดับ เป็นคุณลักษณะเชิงวิทยาศาสตร์ ซึ่งเป็นส่วนของสมองซีกซ้าย เหมือนดังที่ Stephen R. Covey กล่าวสรุปไว้ว่า “Manage from the left; lead from the right.” จัดการจากข้างซ้าย นำจากข้างขวา

 

C. Otto Scharmer เขียนในหนังสือชื่อ “Theory U” ว่า คนเราทุกคนมีจุดบอด (Blind Spot) ด้วยกันทั้งสิ้น ซึ่งจุดบอดนี้มักจะเกิดขึ้นในเวลาที่เรากำลังมีความสนใจ (Attention) และความตั้งใจ (Intention) ที่จะคิดหรือกระทำการสิ่งใดสิ่งหนึ่ง ในเวลานั้นเราจะพุ่งความสนใจลงไปที่จุดใดจุดหนึ่งที่เรากำลังคิดหรือกระทำมากเป็นพิเศษ ทำให้มีโอกาสเกิดจุดบอดขึ้นได้ เนื่องจากในความเป็นจริงยังมีมิติอื่นที่มองไม่เห็น (Invisible dimension) ที่เรามักจะมองข้ามหรือไม่ได้คิดถึงเลย จึงทำให้การคิดและกระทำของเราจำกัดอยู่ในมิติที่เราสนใจและตั้งใจในขณะนั้นเท่านั้น ซึ่งอาจจะเกิดเป็นปัญหาขึ้นมาได้ ถ้ามิติที่เรามองข้ามหรือไม่ได้คิดถึงเกิดเป็นประเด็นปัญหาขึ้นมา ตัวอย่างที่เกิดขึ้นในเวลานี้คือ เรื่องโครงการบริหารจัดการน้ำ ที่ผู้นำผู้บริหารโครงการมุ่งคิดมุ่งจัดการต้องการให้โครงการบริหารจัดการน้ำเดินหน้าอย่างรวดเร็วจนทำให้มองข้ามมิติทางสังคมบางประการ เมื่อมีผู้ที่อยู่ในมิติที่ผู้นำผู้บริหารมองไม่เห็นร้องต่อศาลปกครองจนมีคำสั่งศาลออกมาให้ดำเนินการจัดการสอบถามความคิดเห็นของประชาชนที่จะมีส่วนได้รับผลกระทบก่อน และต้องทำการศึกษาเรื่องสิ่งแวดล้อมที่อาจจะได้รับผลกระทบจากการบริหารจัดการน้ำ ทำให้โครงการนี้ต้องล่าช้ากว่าที่ได้กำหนดไว้อย่างแน่นอน

 

          มิติมุมมองของคนแตกต่างกัน เป็นผลมาจากการที่เรามีปฏิสัมพันธ์ (Interactions) และมีประสบการณ์ ทางสังคมที่แตกต่างกัน จึงทำให้คนมีมิติมุมมองทางสังคมแตกต่างกัน เปรียบเหมือนดั่งการมองภาพเขียนของศิลปินท่านหนึ่ง ซึ่งคนที่มองภาพเขียนของศิลปินท่านนี้ แต่ละคนอาจจะมีมิติในการมองภาพเขียนนี้ได้แตกต่างกันถึง 3 มุมมองคือ

1. มองภาพเขียนด้วยมิติให้ความสนใจที่ วัตถุ (Thing) ตัวภาพเขียน คือการให้ความสนใจมองวัตถุที่มาประกอบกันเป็นรูปภาพ เช่น เรื่อง สีที่ใช้ในการวาดภาพ แปรง พู่กัน และอุปกรณ์ที่ใช้ในการเขียนภาพ องค์ประกอบของภาพที่ทำให้ภาพมีความสวยงามน่าสนใจ เช่น กรอบรูป สถานที่ ตำแหน่งที่แขวนภาพ และแสงไฟที่ส่องภาพ                                                                                                                                                                                                                                  

2. มองภาพเขียนด้วยมิติให้ความสนใจที่ กระบวนการ (Process) ในการเขียนภาพ ว่าศิลปินใช้เทคนิคและวิธีการอย่างไรในการเขียนภาพ กระบวนการเขียนภาพเริ่มต้นอย่างไร และสิ้นสุดอย่างไร จนทำให้ภาพเสร็จสิ้นสมบูรณ์อย่างสวยงาม

3. มองภาพเขียนด้วยมิติให้ความสนใจที่ เหตุ (Source) หรือ แรงจูงใจ (Motivation) ของศิลปินก่อนการเขียนภาพ ว่าอะไรเป็นเหตุบันดาลใจให้ศิลปินวาดภาพนี้ขึ้นมา และศิลปินผู้เขียนภาพต้องการจะสื่ออะไรให้ผู้มองภาพ

          ความต้องการเป็นอิสระของผู้นำผู้บริหารทำให้บางครั้งผู้นำผู้บริหารเกิดจุดบอดในการมองปัญหาไม่ครบทุกมิติ ผู้นำผู้บริหารอาจจะมุ่งให้ความสนใจในมิติของวัตถุ มองปัจจัยนำเข้า มองต้นทุนทรัพยากรนำเข้า และมองผลที่ได้รับทางวัตถุที่จะได้รับตอบแทน หรือผู้นำผู้บริหารอาจจะสนใจมองมิติของกระบวนการ มองประสิทธิภาพของขั้นตอนต่างๆในกระบวนการว่ามีความถูกต้อง รวดเร็ว แม่นยำ มีคุณภาพ มีมาตรฐานหรือไม่ แต่อาจจะมองข้ามมิติของต้นเหตุและแรงบันดาลใจของการปฏิบัติการ เพราะผู้นำผู้บริหารมีความเป็นอิสรภาพในตัวเอง มีความเชื่อมั่นในตัวเอง ไม่อยากพึ่งพาความคิดและการช่วยเหลือจากคนอื่น จึงมีโอกาสเกิดจุดบอดขึ้นได้เสมอ

 

          การที่ผู้นำผู้บริหารมีความเป็นตัวเองสูง ทำให้ต้องคิดและตัดสินใจทำงานด้วยตัวเองค่อนข้างมาก เพราะผู้นำผู้บริหารมักไม่ค่อยสบอารมณ์เมื่อมอบหมายให้คนอื่นทำงาน แล้วบ่อยครั้งไม่ได้ดั่งใจ จึงทำให้ผู้นำผู้บริหารมีงานยุ่งมากๆในแต่ละวัน เพราะต้องทั้งตัดสินใจ กำกับการแสดง และแสดงเอง การบริหารเวลาจึงเป็นเรื่องสำคัญ และผู้นำผู้บริหารหลายคนมีปัญหาเรื่องการจัดการเวลาจนทำให้ประสิทธิภาพในการทำงานด้อยลง เพราะขาดการจัดการลำดับความสำคัญ (Priority management) ของกิจกรรมที่ต้องทำ เนื่องจากเทคโนโลยีการสื่อสารที่รวดเร็วในเวลานี้เป็นตัวเร่งบีบรัดให้ผู้นำผู้บริหารต้องตัดสินใจบริหารจัดการอย่างรวดเร็ว

 

          การจัดการเวลาอย่างมีประสิทธิภาพขึ้นอยู่กับปัจจัยสองประการคือ ความเร่งด่วน (Urgent) และความสำคัญ (Important) ของเรื่องที่เราต้องจัดการซึ่งเรามักไม่ได้แยกแยะความแตกต่างของความเร่งด่วนกับความสำคัญของงาน ส่วนมากคนจะสรุปเอาว่าเรื่องเร่งด่วนคือเรื่องสำคัญ และมองว่าเรื่องสำคัญคือเรื่องเร่งด่วน แต่ถ้าเราจะพิจารณาแยกแยะกิจกรรมที่เราต้องกระทำในแต่ละวันแล้ว เราอาจแยกความเร่งด่วนกับความสำคัญได้ดังนี้

·        Urgent and Important เรื่องเร่งด่วนและสำคัญ

·        Urgent but not important เรื่องเร่งด่วนแต่ไม่สำคัญ

·        Not urgent but important เรื่องไม่เร่งด่วนแต่สำคัญ

·        Not urgent and not important เรื่องไม่เร่งด่วนและไม่สำคัญ

ดูแล้วเรื่องความเร่งด่วนและความสำคัญไม่น่าจะเป็นปัญหาของผู้นำผู้บริหาร และไม่น่าจะเป็นเรื่องยากสำหรับผู้นำผู้บริหารในการจัดการเวลาแต่อย่างใด แต่เชื่อหรือไม่ว่าผู้นำผู้บริหารต้องเสียเวลาไปกับเรื่องไม่เร่งด่วนและไม่สำคัญในแต่ละวันค่อนข้างมาก จากการรับโทรศัพท์ที่เรียกเข้ามา จากการดู Message ดู Line รวมทั้งเวลาที่เราต้องเสียไปกับการทักทายพูดจากับผู้คนและเวลาที่เราต้องเสียไปกับการต้องฟังคนอื่นพูดในเรื่องที่ไม่เร่งด่วนและไม่สำคัญเลยทั้งในห้องประชุม และในห้องทำงาน

ถ้าผู้นำผู้บริหารต้องเสียเวลาไปในการจัดการเรื่องที่เร่งด่วนและสำคัญ (Urgent and important) อยู่ตลอดเวลา  แสดงว่าผู้นำผู้บริหารกำลังตกอยู่ในภาวะมีปัญหาและวิกฤติ (Problem and crisis) อยู่ตลอดเวลา เพราะเรื่องที่เร่งด่วนคือเรื่องที่กำลังจะถึงกำหนดเวลา (Deadline) ที่ต้องทำให้เสร็จแม้จะต้องใช้คนและทรัพยากรมากมายก็ต้องทำ เพราะต้องทำให้เสร็จตามกำหนด ซึ่งในสภาพเวลาที่ต้องทำงานแข่งกับเวลาเพื่อทำให้งานที่รับผิดชอบต้องเสร็จทันเวลาเช่นนั้นมักจะเกิดปัญหาซ้อนขึ้นมา และเรื่องที่ต้องทำในสถานการณ์ที่เป็นเรื่องสำคัญและเร่งด่วนเช่นนี้มีผลทำให้ผู้นำผู้บริหารเกิดความเครียด (Stress) เกิดความอ่อนล้า (Burnout) จากการที่ต้องเร่งทำงานให้เสร็จตามเวลา และบ่อยครั้งทำให้ผู้นำผู้บริหารเกิดความหงุดหงิดคุมอารมณ์ไม่อยู่

ผู้นำผู้บริหารต้องพยายามขจัดเวลาที่เสียไปกับเรื่องเร่งด่วนแต่ไม่สำคัญ (Urgent but not important) และเรื่องไม่เร่งด่วนและไม่สำคัญ (Not urgent and not important) เพราะเรื่องทั้งสองกรณีนี้ทำให้ผู้นำผู้บริหารเสียเวลาไปโดยไม่ควรจะเสีย ในหลายกรณีผู้นำผู้บริหารเสียเวลาไปกับเรื่องที่คนอื่นคิดว่าเร่งด่วนสำหรับผู้นำผู้บริหารแต่เรื่องที่เสนอมาให้ผู้นำผู้บริหารเสียเวลาพิจารณาเป็นเรื่องที่ไม่มีความสำคัญ และในบางกรณีผู้คนที่เกี่ยวข้องวิตกกังวลร้อนใจว่าเป็นเรื่องสำคัญต้องนำมาเป็นวาระเร่งด่วนให้ผู้นำผู้บริหารพิจารณา แต่ความจริงเป็นเรื่องสำคัญแต่ไม่ได้รีบด่วนที่ต้องนำมาพิจารณาในเวลานี้ ทำให้ผู้นำผู้บริหารเสียเวลาไปโดยไม่จำเป็น เข้าทำนอง “เรื่องทำไม่ได้ด่วน เรื่องด่วนไม่ได้ทำ”

ผู้นำผู้บริหารควรใช้เวลาในเรื่องสำคัญและไม่เร่งด่วน (Important but not urgent) มากที่สุด เพราะเป็นเรื่องที่ผู้นำผู้บริหารมีเวลาที่จะคิด วางแผน ป้องกันได้ เป็นเรื่องของการเตรียมตัว การเตรียมความพร้อม เป็นเรื่องของโอกาสที่ผู้นำผู้บริหารต้องฉกฉวยเมื่อเวลามาถึง เพราะเรื่องเหล่านี้คือเรื่องสำคัญที่สุดของการเป็นผู้นำผู้บริหาร และถ้าผู้นำผู้บริหารสามารถจัดการเรื่องสำคัญและไม่เร่งด่วนได้เป็นอย่างดีแล้ว เรื่องสำคัญและเร่งด่วน (Urgent and important) จะมีจำนวนลดน้อยลงเนื่องจากสามารถวางแผน เตรียมการ ป้องกันได้แล้ว ทำให้ผู้นำผู้บริหารสามารถควบคุมสถานการณ์ได้เกือบทั้งหมด เรื่องที่เร่งด่วนและสำคัญที่เกิดขึ้นจะเหลือเฉพาะแต่เรื่องที่เหนือความคาดหมาย เป็นเรื่องนอกเหนือการควบคุม เป็นเรื่องอุบัติเหตุฉุกเฉินจริงๆ

Bobby Unser กล่าวว่า “Success is where preparation and opportunity meet.” ความสำเร็จคือที่ๆการเตรียมตัวและโอกาสมาพบกัน ถ้าไม่มีการเตรียมตัวที่ดี แม้เมื่อเวลาโอกาสมาถึง ความสำเร็จก็ไม่อาจเกิดขึ้นได้ ในแต่ละวันที่ผู้นำผู้บริหารทำงาน ไม่แน่ใจเหมือนกันว่าได้มีการเตรียมตัวเตรียมงานกันเป็นอย่างดีหรือไม่ แต่ที่รู้แน่ๆผู้นำผู้บริหารหลายคนพลาดโอกาสที่สำคัญไปจากการที่ไม่ได้เตรียมตัวเตรียมงานที่ดี

นายพล Colin Powell กล่าวว่า “There are no secrets to success. It is the result of preparation, hard work, and learning from failure.”ไม่มีความลับในการไปสู่ความสำเร็จ มันเป็นผลจากการเตรียมตัว ทำงานหนัก และเรียนรู้จากความล้มเหลว ถ้าผู้นำผู้บริหารไม่เตรียมตัว ไม่ทำงานหนักในการพัฒนาความรู้ และการบริหารจัดการ ให้กับทีมงาน และไม่นำเอาประสบการณ์ความล้มเหลวที่เกิดขึ้นซ้ำซากมาถ่ายทอดเป็นบทเรียนในการปรับปรุงแก้ไขให้กับผู้ร่วมงาน ผู้นำผู้บริหารจะตกอยู่ในสภาพหนีไม่ออกจากความไม่มีประสิทธิภาพในการทำงานของผู้ร่วมงาน ผลความเสียหายตกกับผู้นำผู้บริหารแน่นอน

H. Jackson Brown, Jr. กล่าวว่า “The best preparation for tomorrow is doing your best today.” การเตรียมตัวที่ดีที่สุดสำหรับวันพรุ่งนี้คือการทำให้ดีที่สุดในวันนี้ ผู้นำผู้บริหารไม่สามารถผลัดวันประกันพรุ่งไปเรื่อยๆ เพราะงานที่ดีที่สุดของวันพรุ่งนี้เกิดจากการทำดีที่สุดในวันนี้ ถ้าผู้นำผู้บริหารสามารถบริหารจัดการเวลาได้ดี งานของผู้นำผู้บริหารที่ทำดีที่สุดในวันนี้คืองานสำคัญที่สุดซึ่งจะส่งผลให้งานที่จะมาถึงในวันต่อไป เพราะผู้นำผู้บริหารได้เตรียมสิ่งที่ดีที่สุดไว้พร้อมแล้วJ

วิธีการมองปัญหา

“Anything you say to the wise will make them wiser. Whatever you tell the righteous will add to their knowledge.”    Proverbs 9:9

ปัญหาหนึ่งที่เกิดขึ้นจากการทำงานในโลกปัจจุบันคือเรื่องความรวดเร็ว เพราะคนในยุคปัจจุบันมีความคาดหวังต้องการทราบผลที่รวดเร็ว เนื่องจากมีความเชื่อมั่นในเทคโนโลยีที่ก้าวหน้าว่ามีความสามารถทำสิ่งต่างๆที่คนคาดหวังได้อย่างรวดเร็ว ทำให้คนยิ่งตั้งเป้าหมายเรื่องความรวดเร็วมากขึ้นเรื่อยๆและเป็นผลให้คนยิ่งเพิ่มความคาดหวังที่ต้องการทราบผลที่รวดเร็วมากขึ้นเรื่อยๆเช่นกัน ตัวอย่างที่เพิ่งเกิดขึ้นคือ ผลการเลือกตั้ง ถ้าเป็นสมัยก่อนกว่าจะทราบผลการเลือกตั้งอย่างไม่เป็นทางการของสมาชิกสภาผู้แทนราษฏรในเขตเลือกตั้งของกรุงเทพมหานครอย่างเร็วที่สุดก็ต้องหลังเที่ยงคืน แต่วันนี้หลังปิดหีบการเลือกตั้งเวลาบ่ายสามโมง ก่อนหกโมงเย็นก็สามารถประกาศผลคะแนนอย่างไม่เป็นทางการได้แล้ว

คนในยุคปัจจุบันต้องการแก้ปัญหาแบบเสร็จด่วน (Quick fix) ขอให้จบเรื่อง ไปก่อน สังคมจึงตกอยู่ในสภาพแบบต้องใช้ยาแบบแอสไพริน (Social Aspirin) คือแก้อาการปวดหัวตัวร้อนไปก่อน โดยไม่ได้ไปรักษาเงื่อนไขที่ทำให้เกิดอาการป่วยเรื้อรังจริงๆ (Underlying chronic condition) ผลก็คือสามารถแก้ไขปัญหาที่พบเห็นเฉพาะหน้าได้ เพียงเพื่อสร้างความพึงพอใจให้กับคนที่ต้องการความรวดเร็วได้ แต่ไม่ได้แก้ไขสาเหตุหลักของการเกิดปัญหา และปัญหาไม่ได้หมดไป ปัญหายังคงซ่อนตัวอยู่รอเวลาที่โผล่กลับคืนมาอีก เมื่อปัญหาตัวจริงไม่ได้รับการแก้ไข อีกไม่นานก็เกิดอาการใหม่เฉียบพลัน (New acute symptoms) โผล่ขึ้นมาอีก ยิ่งเราแก้ไขปัญหาด้วยวิธีการแบบเสร็จด่วนมากเท่าไหร่ อาการป่วยแบบเรื้อรังก็จะเป็นมากขึ้นเรื่อยๆเพราะยังไม่ได้แก้ไขปัญหาเลย ซึ่งวันนี้เราได้เห็นผลที่เกิดขึ้นในหลายประเทศในยุโรปแล้วที่ผู้บริหารประเทศในยุคก่อนใช้การแก้ไขปัญหาเศรษฐกิจและสังคมแบบ Quick fix ปัญหาตัวจริงไม่ได้รับการแก้ไขปล่อยให้ซ่อนตัวเรื้อรังแล้วมาแสดงอาการเอาในตอนนี้ ก็เป็นที่เดือนร้อนกันไปทั้งทวีป

ปัญหาจึงอยู่ที่วิธีการที่เรามองปัญหา (The way we see problems is the problem) อย่างที่ Albert Einstein เคยกล่าวไว้ว่า “The significant problems we face cannot be solved at the same level of thinking we were at when we created them.” ปัญหาที่เราเผชิญไม่สามารถแก้ไขได้ในระดับความคิดเดียวกันกับเมื่อเราสร้างปัญหาขึ้นมา เพราะความคิดอ่านในเวลาที่เราสร้างปัญหามีขีดจำกัด เราตัดสินใจได้ข้อสรุปในตอนนั้นไปแล้วว่าจะใช้วิธีการใดในการแก้ไขปัญหา ระดับความคิดเดียวกันจะมองเห็นเหมือนกันว่าเป็นวิธีการที่ดีที่สุด แต่ถ้าให้คนที่มีระดับความคิดสูงกว่า หรือระดับความคิดต่ำกว่ามามองปัญหาเดียวกัน เขาอาจจะมีวิธีการแก้ไขปัญหาที่แตกต่างจากที่เราคิดได้

วิธีการมองปัญหาจึงเป็นหัวใจหลักของการแก้ไขปัญหา และการที่เรามองปัญหาแตกต่างกันเป็นเพราะว่า

·        มี Paradigm ที่แตกต่างกัน

กระบวนทัศน์ในการมองเห็นปัญหาของคนเราแตกต่างกัน เหมือนกับการมองภาพๆหนึ่งที่คนแต่ละคนมองเห็นในมุมมองที่แตกต่างกัน ขึ้นอยู่กับภูมิหลัง ประสบการณ์ บริบทชีวิต ค่านิยม ความเชื่อ ความศรัทธา ทัศนะคติ ความชอบ ของแต่ละคนที่มีความแตกต่างกันแต่มีผลรวมทำให้เกิดกระบวนทัศน์ที่แตกต่างกันได้ เมื่อกระบวนทัศน์แตกต่างกัน วิธีมองปัญหาย่อมมีโอกาสที่แตกต่างกันได้

·        มี Character ที่แตกต่างกัน

คนแต่ละคนมี Character ที่แตกต่างกันอยู่แล้ว ขึ้นอยู่กับการบ่มเพาะของครอบครัว โรงเรียน สังคมและศาสนา ที่จะหล่อหลอมให้คนมีพัฒนาการเป็นคนที่มี Character แบบใด เราเห็นความแตกต่างได้อย่างชัดเจนว่าคนญี่ปุ่น มี Character ที่โดดเด่นแตกต่างจากคนชาติอื่นในเรื่องความมีระเบียบวินัย การมองปัญหาเรื่องทุกคนต้องปฏิบัติตามระเบียบวินัยจึงเป็นเรื่องปกติ คนเยอรมันที่มี Character เป็นคนแข็งแกร่งอดทนเงียบขรึมไม่พูดมาก มองปัญหาแล้วเห็นเป็นเรื่องธรรมดาที่คนเยอรมันสามารถทนได้รัฐบาลไม่ต้องเข้าไปให้การช่วยเหลือ แต่ปัญหาเดียวกันคนไทยอาจจะมองว่ารับไม่ได้เป็นเรื่องหนักเกินไปรัฐบาลต้องเข้ามาช่วยแก้ไขปัญหา วิธีการมองปัญหาของคนที่ต่าง Character กัน ย่อมมีโอกาสที่จะเห็นแตกต่างกัน

·        มี Motives ที่แตกต่างกัน

ความมุ่งหวัง หรือสิ่งที่เป็นแรงบัดดาลใจที่แตกต่างกันทำให้คนมองเห็นปัญหาแตกต่างกัน คนที่มี Motive อยากเป็นนักแสดงที่มีชื่อเสียง มีความพยายามสูงมากในการกระเสือกกระสนหาทางที่จะเข้าสู่วงการนักแสดงในทุกเวลาที่มีการประกวดหาคนที่มีความสามารถในด้านการแสดง อย่างที่เราได้เห็นความพยายามของคนหนุ่มสาวเป็นหมื่นๆคนสมัครในเวทีประกวดเป็นนักร้องนักแสดงตามรายการโทรทัศน์ในเวลานี้ สำหรับคนที่อยากเป็นนักแสดงความกล้าแสดงออกไม่ใช่ปัญหาของพวกเขา การมองปัญหาของเขาย่อมแตกต่างจากคนที่มี Motive อยากเป็นทหารไปอยู่ชายแดนภาคใต้ซึ่งมีความกล้าในการแสดงออกที่แตกต่างกัน

·        มี Ethics ที่แตกต่างกัน

จริยธรรมของคนที่แตกต่างกันทำให้คนมองปัญหาแตกต่างกัน หรือเรียกว่าความหนา ความบางของระดับจริยธรรมที่แตกต่างกันทำให้มุมมองในการแก้ไขปัญหาแตกต่างกัน คนจริยธรรมบางสามารถตัดสินใจแก้ไขปัญหาแบบ Quick fix ได้รวดเร็วกว่าคนจริยธรรมหนา เช่นไม่มีเงินส่งค่างวดผ่อนชำระรถยนต์ก็ถือปืนเข้าไปปล้นร้านขายทอง หรืออยากได้เงินล้าน ก็วางแผนฆ่านายเอาไปฝัง ซึ่งคนมีจริยธรรมหนาคงไม่คิดเร็วและคิดสั้นแบบนี้ เพราะมุมมองในการมองปัญหาแตกต่างกัน วิธีแก้ไขปัญหาจึงแตกต่างกัน

          นอกจากการมองเห็นปัญหาที่แตกต่างกันจากพื้นฐานที่แตกต่างกันแล้ว การแก้ไขปัญหาอาจจะไม่เหมือนกันเพราะคนมีความแตกต่างกันในเรื่อง

·        ความรู้ (Knowledge) ที่แตกต่างกัน

ระดับความรู้ที่แตกต่างกันทำให้การตัดสินใจแก้ไขปัญหาไม่เหมือนกัน เพราะความเข้าใจในวิธีการแก้ไขปัญหาของคนที่มีความรู้แตกต่างกันไม่เหมือนกัน เราได้เห็นวิธีการแก้ไขปัญหาเรื่องน้ำท่วมกรุงเทพมหานครและจังหวัดใกล้เคียงเมื่อสองปีก่อน ของคนที่มีความรู้แตกต่างกันของแต่ละกลุ่มและระดับความรู้ที่แตกต่างกันของแต่ละกลุ่มจนทำให้เอาน้ำไม่อยู่กันหลายเดือน เพราะความรู้เป็นเรื่องของการรู้ว่าจะทำอะไรในการแก้ไขปัญหา What to do? และทำไมเราถึงต้องแก้ไขปัญหา Why to do? เมื่อรู้ไม่เหมือนกัน วิธีทำจึงไม่เหมือนกัน

·        ทักษะ (Skills) ที่แตกต่างกัน

ทักษะที่แตกต่างกันทำให้ใช้เทคนิควิธีการแก้ไขปัญหาที่แตกต่างกัน เราจึงได้เห็นหลายทักษะวิธีการเช่น การดันน้ำ โดยใช้เรือรบ เรือรับจ้างเดินเครื่องดันน้ำในแม่น้ำเจ้าพระยา เห็นกระสอบ Big bag กั้นถนน เห็นอุโมงค์ส่งน้ำ และอีกหลายเทคนิควิธีการที่แตกต่างกันซึ่งมาจากทักษะในการแก้ไขปัญหาที่แตกต่างกัน ทักษะจึงเป็นเรื่องของ How to do? จะใช้วิธีการใดในการแก้ไขปัญหา

·        แรงปรารถนา (Desire) ที่แตกต่างกัน

แรงปรารถนาเป็นเรื่องความร้อนรนในใจเมื่อมองปัญหาแล้วมีความอยากจะแก้ไขปัญหานั้นอย่างไร เพราะแรงปรารถนาของคนเราแตกต่างกัน ถ้าผู้บริหารเป็นผู้ที่มีแรงปรารถนาสูงมากในการจะแก้ไขปัญหาเศรษฐกิจ เขาจะทุ่มเทเวลาและทรัพยากรในการสร้างรายได้ประชาชาติให้สูงขึ้น ถ้าผู้บริหารมีแรงปรารถนาเรื่องอนุรักษ์สิ่งแวดล้อมและพลังงาน จะทุ่มเทความสนใจในการรณรงค์อย่างจริงจังในกิจกรรมรักษาสิ่งแวดล้อม การมีแรงปรารถนาคือการแสดงระดับความแก่อ่อนของ “Want to do” ในแต่ละคนในการแก้ไขปัญหา

ขอสรุปว่า การแก้ไขปัญหาเป็นสิ่งที่เกิดขึ้นคู่กับการดำรงชีวิตของคน และปัญหาทั้งมวลเกิดจากคนเป็นผู้สร้างมันขึ้นมาเองทั้งสิ้น ดังนั้นคนจึงต้องแก้ไขปัญหาที่สร้างขึ้นมาเอง ซึ่งเราทุกคนมีส่วนสร้างปัญหาขึ้นมาไม่มากก็น้อย จนกว่าเราจะมีวุฒิภาวะในการดำรงชีวิตที่ดีกว่านี้

          John F. Kennedy กล่าวว่า “Our problems are man-made, therefore they may be solved by man. And man can be as big as he wants. No problem of human destiny is beyond human beings.”  ปัญหาของเราเกิดจากมนุษย์ทำขึ้น ดังนั้น มันจึงอาจจะแก้ไขได้โดยมนุษย์ และมนุษย์สามารถเป็นได้ใหญ่เท่าที่เขาต้องการจะใหญ่ได้ จึงไม่มีปัญหาของจุดหมายมนุษย์ใดที่เกินกว่ามนุษย์

ครับ มนุษย์เจ้าปัญหา J

Wrong people

​​​​​​​“Do not withhold good from those who need it, when you have the ability to help.”    Proverbs 3:27

            ข่าวเรื่องข้าราชการชั้นผู้ใหญ่ที่ฟ้องศาลปกครองร้องขอความเป็นธรรมที่ถูกผู้บังคับบัญชาสั่งย้ายจากตำแหน่งที่มีอำนาจและบทบาทสูงไปดำรงตำแหน่งที่ไม่มีอำนาจและบทบาท จนศาลปกครองได้พิพากษาให้คืนตำแหน่งเดิมให้แก่ข้าราชการท่านนี้โดยเร็ว และอีกกรณีหนึ่งเป็นเรื่องของแพทย์หญิงชื่อดังผู้เชี่ยวชาญเรื่องนิติเวชที่ผู้บังคับบัญชามีคำสั่งย้ายจากตำแหน่งผู้อำนวยการที่มีอำนาจและบทบาทสูงไปดำรงตำแหน่งที่ปรึกษาที่ฟังดูดี แต่มีอำนาจและบทบาทน้อยลงกว่าตำแหน่งเดิม

          เรื่องในลักษณะเดียวกันนี้เกิดขึ้นในทุกองค์กร ทั้งในหน่วยงานราชการ และองค์กรเอกชน ทั้งในบริษัทที่แสวงหากำไร และในสมาคมมูลนิธิที่ไม่แสวงหากำไร จนเป็นสาเหตุทำให้เกิดเรื่องเป็นข่าวในหน้าหนังสือพิมพ์และวิจารณ์กันทางสื่อสังคมบ่อยๆ ฝ่ายหนึ่งอ้างทำเพื่อให้เกิดความเหมาะสม ความมีประสิทธิภาพ และความมีเอกภาพในการทำงาน อีกฝ่ายอ้างว่ามีการเมืองแทรกแซง ไม่มีธรรมภิบาล ไม่มีความเป็นธรรม ไม่โปร่งใส ต่างฝ่ายต่างอ้างเหตุผลความถูกต้องของตน

          เรื่องที่เกิดขึ้นเป็นเพราะมุมมองที่แตกต่างกัน ฝ่ายหนึ่งมองว่าผู้ที่อยู่ในตำแหน่งเป็นผู้ที่ไม่เหมาะสมและอยู่ในตำแหน่งที่ไม่เหมาะสม (Wrong people in wrong position) จึงจำเป็นต้องจัดการย้ายออกจากตำแหน่งเพื่อไม่ให้เกิดความเสียหายต่อองค์กร แล้วหาคนที่ถูกต้องเหมาะสมกับตำแหน่งกว่ามาทำหน้าที่แทนเพื่อประโยชน์ของหน่วยงาน อีกฝ่ายบอกว่า คนที่ดำรงตำแหน่งอยู่เป็นผู้ที่ถูกต้องเหมาะสมกับตำแหน่ง (Right people in right position) ดีอยู่แล้ว เป็นผู้บริหารที่มีความรู้ความสามารถแล้วจะย้ายให้เกิดปัญหาทำไม

          เป็นความจริงที่เรื่องการจัดคนที่เหมาะสมให้มีโอกาสทำงานในตำแหน่งที่เหมาะสมเป็นเรื่องสำคัญยิ่ง เพราะถ้าปล่อยให้คนที่ไม่เหมาะสมอยู่ทำงานในตำแหน่งที่ไม่เหมาะสมจะมีโอกาสสร้างความเสียหายให้แก่องค์กรได้ เพราะ

ขวัญและกำลังใจเสื่อมถอย (Morale erode)

ถ้าเอาคนที่ไม่เหมาะสมไปทำงานในตำแหน่งที่ไม่เหมาะสม แน่นอนว่า คนในหน่วยงานไม่มีความสุขแน่ เพราะคนในหน่วยงานส่วนหนึ่งเกิดความไม่มั่นใจในอนาคตของตนเองไม่มั่นใจในความสามารถของผู้บริหาร ไม่แน่ใจว่ามีวิธีการบริหารแบบใด มียุทธศาสตร์อะไร โครงการต่างๆที่ได้ดำเนินการไปแล้ว และที่กำลังวางแผนงานจะทำต่อไป ผู้บริหารคนใหม่จะทำต่อไปหรือไม่ โครงสร้างการบริหาร ตำแหน่งหน้าที่จะถูกสับเปลี่ยนกันอย่างไร คนในหน่วยงานเกิดอาการขวัญเสีย หมดกำลังใจ และนี่คือความเสียหายประการแรกที่เอาคนที่ไม่มีความสามารถมาอยู่ในตำแหน่งที่ไม่เหมาะสมกับความสามารถของเขา ปัญหาจึงเกิดขึ้น

งานก้าวหน้าช้า (Slow progress)

ถ้าผู้บริหารคนใหม่เป็นคนที่ไม่เหมาะสมกับตำแหน่ง เขาจะไม่สามารถสร้างความเข้าใจให้กับผู้ร่วมงานได้โดยเร็ว เมื่อการสื่อสารไม่ชัดเจน คนในหน่วยงานจะสับสน ไม่แน่ใจว่าจะให้ทำอย่างไรกันแน่ คนในหน่วยงานส่วนใหญ่จะใช้เกียร์ว่างวางเฉย ทำเฉพาะงานที่จำเป็นต้องทำประจำวันเพียงเพื่อไม่ให้ถูกเพ่งเล็งว่าไม่ทำงาน งานจะก้าวหน้าช้าลง จนกว่าจะมีการทำความเข้าใจกันทั่วทั้งองค์กร คนถึงจะเริ่มขยับตัวทำงานกันใหม่

เกิดการเอาเปรียบ (Take advantage)

การเข้ามาสู่ตำแหน่งของผู้บริหารใหม่ที่ไม่มีความสามารถที่แท้จริง ทำให้คนกลุ่มหนึ่งในหน่วยงานถือโอกาสฉกฉวยเอาประโยชน์จากการเปลี่ยนผ่านของผู้นำองค์กร ถ้าผู้บริหารใหม่ไม่เก่งจริงจะตกเป็นเหยื่อให้คนทั้งในองค์กรและนอกองค์กรหลอกเอาประโยชน์ เพราะความที่ผู้อยู่ในตำแหน่งไม่ใช่ผู้มีความสามารถจริงจึงไม่สามารถบริหารจัดการได้อย่างมีประสิทธิภาพ คนส่วนหนึ่งจะเข้ามาหาเพื่อหวังผลประโยชน์ จะใช้ข้อมูลเพื่อประโยชน์แก่ตัวเองและกลุ่มของตน ข้อมูลที่ป้อนให้ผู้บริหารอาจมีความจริงเพียงส่วนเดียว ข้อมูลบางส่วนอาจโดนกั๊กเก็บไว้ ถ้าไม่ถามก็ไม่บอก ถึงบอกก็บอกเท่าที่อยากให้รู้เท่านั้น ทำให้การตัดสินใจของผู้บริหารผิดพลาดไปเข้าทางของผู้มุ่งหวังผลประโยชน์  

ไม่ได้ใช้ศักยภาพ (Under utilize its potential)

การมีผู้บริหารที่ไม่ใช่คนที่เก่งแท้จริงมานั่งในตำแหน่งทำให้องค์กรมีโอกาสเกิดอาการ “คนเก่งไม่ได้ทำ คนทำไม่ได้เก่ง” เพราะความที่ผู้บริหารไม่เก่งจริงมักจะไม่ไว้วางใจใคร โดยเฉพาะอย่างยิ่งคนเก่งในองค์กรที่มีความรู้ความสามารถจริง เนื่องจากตัวผู้บริหารมีความรู้สึกไม่ปลอดภัยที่จะใช้คนที่เก่งกว่าตนทำงาน เพราะมองเห็นบรรดาคนเก่งในองค์กรทั้งหลายเป็นอันตรายต่อการดำรงอยู่ในตำแหน่งของตน กลัวความสามารถของคนเก่งจะโดดเด่นเป็นที่ชื่นชมข่มราศีของตน

เรื่องการจัดคนให้ถูกต้องกับงานกับตำแหน่งอย่างที่เราได้ยินผู้บริหารพูดกันบ่อยๆว่า “Put the right man on the right job in the right time” เป็นเรื่องที่พูดง่ายแต่จะทำอย่างที่พูดได้ไม่ค่อยง่ายนัก เพราะถ้าสามารถทำได้ดังที่พูด คงไม่เกิดปัญหาการบริหารงานในหน่วยงานต่างๆ จึงมีคำพูดต่อมาว่า

Right person in the right place              =      Progression

ถ้าเอาคนที่ถูกต้องคือมีความรู้ความสามารถไปอยู่ในที่ถูกต้องคืออยู่ในตำแหน่งที่เหมาะสมในเวลาที่ถูกต้อง ย่อมนำความเจริญก้าวหน้ามาสู่สถานที่นั้นๆคือหน่วยงานที่ผู้บริหารไปดำรงตำแหน่ง และแน่นอนว่าหน่วยงานนั้นจะเติบโตก้าวหน้าอย่างรวดเร็ว

Right person in the wrong place    =      Confusion

ถ้าเอาคนที่ถูกต้องไปอยู่ในที่ไม่ถูกต้อง คือเอาคนเก่งมีความสามารถไปอยู่ในตำแหน่งที่ไม่เหมาะกับความสามารถของเขา ย่อมจะนำความสับสนมาสู่หน่วยงานนั้น เพราะผู้บริหารที่มีความสามารถแทนที่จะได้ไปอยู่ในตำแหน่งที่เหมาะสมกับความสามารถของเขากลับเอาไปอยู่ในตำแหน่งที่ไม่เหมาะสมกับความสามารถของเขา ตัวผู้บริหารก็สับสน คนทำงานในหน่วยงานก็สับสน แต่ในที่สุดผู้บริหารที่เก่งจะสามารถพลิกสถานการณ์นำองค์กรผ่านความสับสนได้

Wrong person in the right place    =      Frustration

ถ้าเอาคนที่ไม่ถูกต้องไม่มีความสามารถไปอยู่ในที่ถูกต้องคือเอาไปอยู่ในตำแหน่งที่ดี ในหน่วยงานที่ใหญ่เกินความสามารถที่เขาจะบริหารจัดการได้ จะสร้างความกลัดกลุ้มใจให้กับตัวผู้บริหารและสร้างปัญหาให้กับคนในองค์กร ทั้งคนนำและคนตามไม่มีความสุข เซ็งกันไปทั่วทั้งหน่วยงาน ไม่เป็นผลดีเพราะเป็นการฆ่าอนาคตของผู้บริหาร

Wrong person in the wrong place  =      Regression

ถ้าเอาคนที่ไม่ถูกต้องไม่มีความสามารถ ไปอยู่ในตำแหน่งที่ไม่เหมาะสมย่อมทำให้หน่วยงานนั้นมีแต่ความถดถอยถอยหลัง หน่วยงานนั้นคงไม่มีอะไรดีขึ้นแน่ เพราะเอาคนที่บริหารไม่เป็นไปอยู่ในตำแหน่งที่เกินความสามารถของเขา คนบริหารก็ลำบาก คนในองค์กรก็ลำบาก เพราะผู้บริหารทำไม่เป็น คนในองค์กรมีความสามารถแต่ไม่ได้ใช้ความรู้ความสามารถอย่างที่ควรจะได้ทำ หน่วยงานไม่มีโอกาสก้าวไปข้างหน้า มีแต่ย่ำอยู่กับที่หรือถอยหลัง

          ถ้าท่านเป็นผู้บริหาร อยากเชิญชวนให้ท่านได้คิดทบทวนว่าท่านเป็นคนที่ถูกต้องคือมีความรู้ความสามารถ ความถนัด เหมาะสมกับตำแหน่งที่ท่านเป็นผู้นำเป็นผู้บริหารในขณะนี้หรือไม่ และขอให้ท่านได้พิจารณาว่าท่านได้แต่งตั้งคนที่ถูกต้องให้ไปทำงานในตำแหน่งที่เหมาะสมแล้วหรือไม่

          สิ่งที่อยากจะแนะนำให้ท่านพิจารณาคือ

1.  Know the situation รู้สถานการณ์

ก่อนจะตัดสินใจเลือกใครไปทำงานในตำแหน่งใด ผู้บริหารจะต้องรู้และเข้าใจสถานการณ์ของหน่วยงาน หรือฝ่าย หรือแผนก นั้นให้ดีเสียก่อน คือต้องรู้จักคน รู้จักความรู้ ความสามารถ ทักษะของคนในหน่วยงานนั้นว่ามีศักยภาพอยู่ในระดับใด ผู้บริหารต้องทำการวิเคราะห์ประเมินให้ดีว่าควรเลือกคนแบบใดที่เหมาะสมกับสถานการณ์ไปเป็นผู้บริหารอยู่ในตำแหน่งนั้น

2.  Know the team รู้จักทีมงาน

ก่อนที่ส่งผู้บริหารคนใดไปสู่ตำแหน่งใด ต้องวิเคราะห์ด้วยว่ามีทีมงานที่มีความสามารถเหมาะสมที่จะเป็นกำลังช่วยผู้บริหารที่เราจะส่งไปอยู่หรือไม่ เพราะผู้บริหารที่ไปทำงานโดยไม่มีทีมงานที่ดีสนับสนุนจะทำงานอย่างยากลำบาก และประสบความสำเร็จยาก ต้องมีทีมงานที่ดี มีทัศนคติเดียวกัน มีเป้าหมายเดียวกัน มีวัฒนธรรมการทำงานที่สอดคล้องกันช่วยเหลือผู้บริหารจึงจะประสบความสำเร็จได้

3.  Know the leader รู้จักผู้นำผู้บริหาร

ก่อนจะเลือกผู้บริหารไปอยู่ในตำแหน่งใด จะต้องรู้จักตัวผู้บริหารที่เราจะส่งไปอยู่ในตำแหน่งเป็นผู้นำของหน่วยงานให้ดี ต้องรู้ว่าผู้บริหารคนนั้นเป็นคนอย่างไร เป็นคนที่มีวิสัยทัศน์ มีทิศทางความคิดอย่างไร เป็นคนเสียสละ เป็นคนเข้มแข็ง เป็นคนกล้าตัดสินใจ เป็นคนใจร้อน หรือ เป็นคนสุขุมนิ่มนวล สถานการณ์ สิ่งแวดล้อม ทีมงาน และคนในหน่วยงาน จะเหมาะสมกับสภาพปัญหาและการเติบโตของหน่วยงานนั้นหรือไม่ ผู้บริหารมีบุคลิก แนวคิด วิธีการบริหาร เหมาะสมกับหน่วยงานหรือไม่

4.  Know the experience รู้ประสบการณ์

ก่อนจะส่งผู้บริหารไปสู่ตำแหน่งใด จะต้องรู้ว่าผู้บริหารมีประสบการณ์ในการบริหารอย่างไร ทั้งประสบการณ์ที่เป็นความสำเร็จ และประสบการณ์ที่เป็นความล้มเหลว ถ้าประสบการณ์ที่มี เข้าได้กับบริบทของหน่วยงานที่ผู้บริหารจะไปรับผิดชอบ จะมีโอกาสใช้ประสบการณ์ให้เป็นประโยชน์ต่อหน่วยงานที่เข้าไปรับผิดชอบ โอกาสที่จะประสบความสำเร็จมีมาก

5.  Know the resource รู้ทรัพยากร

ก่อนจะส่งผู้บริหารไปสู่ตำแหน่งใหม่ ต้องรู้ว่าหน่วยงานมีทรัพยากรอะไรบ้าง ขาดทรัพยากรอะไรบ้าง ถ้าส่งผู้บริหารที่มีฝีมือไปอยู่ในหน่วยงานที่ไม่มีทรัพยากรสนับสนุนการทำงานของเขา ผู้บริหารไม่สามารถทำงานให้สำเร็จได้ เป็นเสมือนขุนพลที่ขาดกำลังพล ขาดอาวุธ ขาดเสบียง จะนำทัพเข้าสมรภูมิไม่ได้ เพราะโอกาสชนะคู่ต่อสู้มีน้อยมาก เป็นการส่ง “The right man in to the wrong place” เป็นการส่งผู้บริหารไปสู่ความล้มเหลว

George Bernard Shaw กล่าวว่า “Power does not corrupt men; fools, however, if they get into a position of power, corrupt power” อำนาจไม่ได้โกงคน คนโง่ต่างหากที่โกงอำนาจ ถ้าคนโง่ได้ไปอยู่ในตำแหน่งแห่งอำนาจ J